Política del Sistema de Gestión Integral para Iterantes

1. Objetivo:

En Itera desarrollamos soluciones tecnológicas con responsabilidad, actuando con ética, transparencia y compromiso con la calidad, la legalidad y la sostenibilidad. Promovemos condiciones laborales justas, inclusivas y seguras, respetando los derechos humanos. Protegemos la información y los recursos mediante prácticas que aseguren su confidencialidad, integridad y uso adecuado. Rechazamos cualquier forma de soborno y extendemos nuestra responsabilidad al impacto social, ambiental y a una gestión ética de la cadena de suministro.

2. Alcance:

Todos los iterantes son responsables de asegurar el cumplimiento de la política en el ejercicio de sus funciones sin importar dónde se ubiquen o su rol. Es aplicable a otros que actúen en nombre de It Era, cualquier proyecto, trato, contrato o negociación con clientes / socios empresariales / negocios y proveedores ya sea en el sector público o privado.

3. Roles y responsabilidades:

Compromisos Clave:

4. Derechos Humanos y Condiciones Laborales

• PROHIBIR EL TRABAJO INFANTIL, FORZADO Y VIOLENCIA: Prohibido contratar menores de edad y cualquier forma de trabajo forzado, servidumbre o explotación. También se rechaza toda forma de violencia, hostigamiento, acoso o maltrato, ya sea físico, verbal, psicológico o sexual. Garantizar un entorno laboral seguro, respetuoso y digno.
• GARANTIZAR LA DIVERSIDAD, INCLUSIÓN, IGUALDAD Y NO DISCRIMINACIÓN: Garantizar un entorno laboral libre de discriminación por género, edad, orientación sexual, religión, origen étnico, discapacidad o cualquier otra condición. Promover la inclusión de personas en situación de vulnerabilidad. Respetar la libre expresión y fomentar la convivencia con respeto, tolerancia y diversidad cultural.
• ASEGURAR CONDICIONES LABORALES Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Proporcionar un entorno de trabajo seguro, saludable y justo, conforme a la legislación vigente. Promover la prevención de riesgos y el equilibrio entre la vida personal y profesional.

5. Seguridad y Esquema Nacional de Seguridad (ENS)

• ACCEDER SÓLO A SISTEMAS Y DATOS NECESARIOS: Recoger y conservar solo datos personales pertinentes y necesarios para fines legítimos. Asegurar que sean exactos y actualizados. Tratar los datos de forma lícita, leal y transparente. Recabar consentimiento si se usan para fines distintos a los originales. 
• PROTEGER LA INFORMACIÓN Y RECURSOS DE ITERA Y CLIENTES: Salvaguardar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información. Está prohibido divulgar, extraer o utilizar información o recursos sin autorización. Se debe asegurar su uso exclusivo para fines comerciales autorizados, almacenamiento seguro y evitar usos indebidos. Queda prohibida la instalación de software no autorizado, pirata o sin licencia. Seguir CONTROLES DE SEGURIDAD al enviar correos, descargar archivos o usar internet para evitar amenazas cibernéticas.
• SEGUIR LA POLÍTICA DE ACCESO Y CONTRASEÑA: Aplicar autenticación multifactor cuando sea posible. Crear, cambiar y proteger contraseñas seguras para así evitar accesos no autorizados, pérdidas, destrucción o alteraciones. 
• CUIDAR LOS ACTIVOS FÍSICOS DE ITERA: Proteger equipos, dispositivos y documentos contra robos, pérdidas y daños. Seguir medidas como bloquear estaciones de trabajo sin uso, mantener escritorios limpios y restringir el acceso a áreas sensibles y red. Asegurar la recuperación rápida de servicios en caso de desastre o contingencia.

6. Calidad

• CUMPLIR CON LA CALIDAD, DESEMPEÑO Y PLAZOS: Cumplir los compromisos de calidad y desempeño en productos y servicios, atendiendo requisitos internos y expectativas del cliente. Respetar los acuerdos de nivel de operación y servicio, asegurar su satisfacción y responder con agilidad a sus necesidades.

SISTEMATIZAR PROCESOS Y USAR INDICADORES: Establecer controles e indicadores clave para medir el desempeño, facilitar decisiones informadas y activar mejoras continuas en los servicios.

7. Medio Ambiente

• MINIMIZAR EL IMPACTO AMBIENTAL Y PROMOVER PRÁCTICAS SOSTENIBLES: Fomentar una cultura de sostenibilidad en el trabajo, optimizando el uso de herramientas digitales, reduciendo el consumo de energía y las emisiones. Priorizar el usar equipos eficientes, configuraciones de bajo consumo y soluciones en la nube sostenibles que disminuyan la huella de carbono y mejoren el desempeño ambiental.

8. Inteligencia Artificial

• OPTIMIZAR CON IA DE FORMA RESPONSABLE: Aplicar soluciones de IA para mejorar procesos internos y de clientes, aumentando la eficiencia, reduciendo tiempos y costos, e impulsando la innovación, adaptada a cada necesidad.  
• USO ÉTICO, TRANSPARENTE Y CONFIABLE: Desarrollar soluciones justas, explicables y sin sesgos. Tratar los datos de forma lícita, leal y transparente, facilitando su comprensión y auditoría por usuarios y partes interesadas. 
• GARANTIZAR CALIDAD, SEGURIDAD Y TRAZABILIDAD: Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de datos y sistemas. Asegurar calidad, control de versiones y trazabilidad de los procesos, evitando usos no autorizados. 
• GOBERNANZA CLARA Y RESPONSABLE: Definir roles y responsabilidades en decisiones sobre IA, priorizando el bienestar de usuarios y partes interesadas, con supervisión técnica, legal y organizacional.

9. Antisoborno

• CERO TOLERANCIA AL SOBORNO: Prohibido ofrecer, dar, pedir o aceptar sobornos en cualquier actividad, relación o transacción. Evaluar riesgos relacionados con incentivos, bonos o compensaciones, siempre con aprobación del líder y el Director de Talento Humano.  

• REGALOS, HOSPITALIDAD E INVITACIONES: Solo se permiten atenciones razonables (hasta USD $1,000 por BL al año), sin relación con decisiones comerciales. Cualquier excepción requiere aprobación por correo del Director General y notificación a Administración. Prohibido ofrecer/recibir efectivo o pagar gastos personales. Viajes deben estar justificados, con itinerario y aviso previo al líder o Director de Talento Humano. No aplica a regalos o invitaciones internas. 
• DONACIONES Y PATROCINIO DE EVENTOS: Solo a organizaciones legales con fines empresariales, sociales o educativos. Prohibido donar a personas o con fines políticos ni hacer aportes antes, durante o después de decisiones contractuales. Se debe realizar debida diligencia sobre la organización, documentar y asegurar trazabilidad. Sin riesgos, se permiten aportes hasta USD $2,000 anuales sin autorización previa. Se requiere aprobación del Director General en caso de riesgo de soborno o preocupaciones especiales. Participación política sólo a título personal, fuera del horario laboral y sin representar a Itera.  
• NO A PAGOS DE FACILITACIÓN: Prohibido realizar pagos para acelerar trámites, incluso con recursos propios. Reportar solicitudes al Director de Talento Humano.
• LLEVAR REGISTROS FIDEDIGNOS: Registrar con exactitud todos los gastos, pagos y relaciones comerciales. Prohibido falsificar u omitir información.
• CUMPLIR CONTROLES FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS: Aplicarlos en procesos comerciales, legales, compras y ventas. Ver controles financieros en proceso Contabilidad y Finanzas y no financieros en Gestión de Proveedores.
• REALIZAR DEBIDA DILIGENCIA, SUPERVISIÓN Y FORMACIÓN A TERCEROS: Exigir a socios empresariales/negocio, clientes o proveedores que actúen con estándares éticos similares a Itera, comunicando sus obligaciones y brindándoles formación mediante contratos, correos o la Política del SGI para Proveedores y terceros. Líderes, Legal y Comercial deben evaluar riesgos de soborno en cualquier transacción, proyecto, actividad o relación. Verificar legitimidad (documentos solicitados por Legal), reputación (reportajes o prensa, listas de inhabilitación), vínculos con funcionarios, estructura de pagos, experiencia y condiciones. Documentar el nivel de riesgo en CRM para clientes o en la Lista de Expedientes para proveedores. Conservar registros de selección de proveedores, ver proceso Toma de Decisiones formal. Supervisar con auditorías o evaluaciones a proveedores. Si hay riesgo alto, exigir controles antisoborno, sin impedir la relación si son atendidos. Atender alertas como vínculos con funcionarios, falta de experiencia, condiciones sospechosas de pago, rumores de conducta delictiva o negativas a firmar cláusulas anticorrupción. No contratar sin contrato ni pagar en efectivo. Pagos solo a la contraparte, en lugares asociados al servicio.
• REALIZAR DEBIDA DILIGENCIA, SUPERVISIÓN Y FORMACIÓN AL PERSONAL Y EN FUSIONES O ADQUISICIONES: Talento Humano y el Director correspondiente deben evaluar riesgos de sobornos en puestos antes de contrataciones, promociones o transferencias según el Plan de Retención y Sucesión.  Verificar valores  (a través de pruebas), referencias laborales, calificaciones y competencias (descripciones de puesto).  Asegurar que todo iterante firme el certificado de cumplimiento de esta política en Bizneo. En adquisiciones, integrar controles y políticas de Itera desde el inicio mediante formación, revisión de terceros y auditorías. Todos los iterantes deben cooperar.
• DECLARAR CONFLICTOS DE INTERÉS: Informar al líder y Director de Talento Humano. Resolver evitando compras afectadas, apartando involucrados o buscando alternativas. Evitar actividades externas remuneradas o no que afecten el rendimiento o generen conflicto (por ejemplo, colaborar con competidores o entes reguladores).

10. Gestión de Servicio y Aspectos Generales

• GARANTIZAR EL CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS PROCESOS:  Todos los iterantes deben leer, comprender y aplicar esta política, así como los procesos internos, contrato laboral, NDA, manual de tratamiento de datos personales (solo aplica para ES) y avisos de privacidad. Delivery Force, Talento Humano y el responsable de cumplimiento antisoborno, Director de Talento Humano deben establecer y mantener actualizado un plan anual de capacitación y comunicación que asegure la comprensión, implementación y mejora continua de la política y procesos. Talento Humano es responsable de documentar la formación, conservar los registros (evaluaciones, listas de asistencia, BD de capacitación) y garantizar que cada iterante — incluyendo alta dirección y órgano de gobierno — firme el certificado de cumplimiento de la política (Bizneo).  
• • CUMPLIR CON NORMATIVAS Y ÉTICA: Actuar con integridad y ética profesional, cumpliendo todas las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo seguridad de la información, protección de datos, medio ambiente, antisoborno y otras normas en las jurisdicciones donde operamos. Se espera una conducta responsable, honesta y coherente con los valores y compromisos de Itera.  
  • FOMENTAR LA PARTICIPACIÓN Y MEJORA CONTINUA: Se espera la participación activa en actividades del SGI como simulacros, ejercicios prácticos, retos trimestrales, revisiones por parte de la alta dirección y capacitaciones en temas como seguridad, calidad, servicio, datos personales, IA, soborno y sostenibilidad entre otros. Promovemos una cultura de colaboración, comunicación abierta, trabajo en equipo e innovación, impulsando el uso de tecnologías sostenibles y buenas prácticas. Estamos abiertos a sugerencias que contribuyan a mejorar nuestras prácticas. Itera evalúa de forma periódica sus objetivos mediante el Plan de Medición y Análisis, los Acuerdos de Retos y la revisión de la alta dirección para asegurar la mejora continua y la eficacia del SGI.
  • PROPORCIONAR EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO Y DEBIDA DILIGENCIA:  Proporcionar evidencia de cumplimiento cuando sea requerida por Itera, así como colaborar en auditorías, supervisiones y monitoreos. Participar en los procedimientos de debida diligencia entregando la información solicitada. 

11. Consecuencias del incumplimiento

• Itera se reserva el derecho de realizar auditorías, evaluaciones periódicas o procesos de debida diligencia para verificar el cumplimiento de esta política, los requisitos del SGI y las normativas aplicables, tanto a nivel interno como con proveedores (mínimo una vez al año, según el Programa de Auditoría).
• El incumplimiento puede derivar en medidas correctivas y, en casos graves como soborno, corrupción o riesgos inaceptables no mitigables, se aplicarán sanciones disciplinarias, incluyendo el despido, así como acciones legales o denuncias ante las autoridades competentes (Matriz de Sanciones en el Proceso Disciplinario, Atención a Denuncias o Inquietudes).
• Itera prohíbe estrictamente cualquier forma de soborno o corrupción vinculada a sus actividades profesionales. En el caso de proveedores, si se identifican conductas graves o riesgos inaceptables en actos realizados por, en nombre o en beneficio de su organización, Itera podrá suspender, terminar o posponer de inmediato la relación comercial, transacción, proyecto o actividad, además de emprender acciones legales según corresponda.

12. Vigencia

• Esta política entra en vigor de forma inmediata y su cumplimiento es obligatorio para todas las partes involucradas. Está disponible en el idioma correspondiente para toda la organización a través del sites de procesos y en el pie de página del sitio web Itera. Itera invita a sus colaboradores a compartirla con socios empresariales/negocios y proveedores, promoviendo el compromiso con prácticas legales, éticas y responsables, así como la apertura a escuchar sus inquietudes y sugerencias.