RPA: Transformación Robotizada ¿Qué es y cómo se implementa?

Hoy en día todas las empresas nos encontramos ante el desafío de la innovación para avanzar en la transformación digital y en la manera de hacer negocios. Una de las principales soluciones que permiten progresar en esta dirección son los robots de software que apoyan la ejecución automática de tareas realizadas por un humano. Esta solución ayuda a ser más eficientes en el día a día, tomando ventaja competitiva frente a las organizaciones que aún no deciden transformarse.

Se trata de la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés), tecnología que emplea robots de software emuladores de operaciones humanas en los procesos empresariales de forma no invasiva con los sistemas actuales, logrando ejecutar de forma automática y en menor tiempo las tareas repetitivas que no requieren una toma de decisión humana para su ejecución

Los RPA cuentan con alta flexibilidad y, por lo tanto, son adaptables a los cambios que sean necesarios en un corto período de tiempo, No necesitan cambios en sus procesos, Aplicaciones o Integraciones, consiguiendo una optimización de costos de hasta un 60%.

La utilización de soluciones de robotización ya fue detectada por Gartner como la primera tendencia en 2020, introduciendo el concepto en la Industria de hiperautomatización.

Dependiendo de las necesidades, un RPA puede operar tanto en versión cloud como en on premise, lo cual le permite encajar perfectamente en una estrategia de migración a la Nube, consiguiendo independencia de los sistemas físicos y aumentando la escalabilidad.

¿Cómo se implementa?

Etapa 1: Evaluación de oportunidades RPA

A partir de los objetivos que busca el Negocio, se comienza por realizar una evaluación de alto nivel de los posibles procesos candidatos para la automatización,  realizando la documentación de las eficiencias resultantes, así como  las oportunidades de ahorro de costos y tiempos. Con ello se confirma si la implementación de RPA es una alternativa para el logro de los objetivos esperados.

Etapa 2: crear un plan de implementación.

Dentro de la estrategia, el plan de implementaciones importante para establecer los pasos a seguir. Dentro de este plan de implementación es recomendable considerar los siguiente:

1. 1. Comienza con procesos simples para automatizar : todo depende de los esfuerzos iniciales. Para empezar, procesos sencillos en los que RPA proporcionará un valor significativo.
2. 2. Asegura que los procesos existentes sean eficientes: no comiences la implementación de RPA de inmediato. Si estás dispuesto a obtener los mejores resultados, asegura que los procesos existentes estén eficientemente automatizados y completamente optimizados.
3. 3. Considera la escalabilidad de la aplicación y el soporte de Inteligencia Artificial o Analítica: las empresas desconocen el hecho de la cantidad de bots implementados y cómo funcionan. Cuando la adopción de RPA comienza en un nivel funcional, la mayoría de las empresas no puede administrarlos. Para asegurarse de que los bots no se retiren, asegúrate que la organización esté bien preparada para el soporte avanzado de Analítica de los datos resultantes de los procesos..
4. 4. Abordar los riesgos de privacidad de datos: las empresas que no hacen hincapié en el monitoreo eficiente de RPA pueden conducir a un alto riesgo. Asegúrate que cada aplicación tenga una pista de auditoría. Esto ayuda a comprender el proceso de construcción, el proceso de trabajo y los cambios realizados.
5. 5. Cuenta con el software RPA correcto: cuidado con la compra de bots. Muchos tienen un número innecesario de bots que ni siquiera son útiles. Las empresas suponen que todas las soluciones RPA son iguales. Pero en realidad, cada software RPA para empresas practica un enfoque diferente hacia la automatización de procesos.
6. 6. Analiza la rentabilidad de la aplicación RPA: controla el valor de RPA más allá de la eficiencia y la rentabilidad.  Es necesario saber cómo realizar un seguimiento de la mejora en productividad, calidad y velocidad. Además, siente la diferencia en el compromiso de los empleados y la satisfacción del cliente.
7. 7. Sigue un enfoque integral de equipo: las empresas suelen entregar el proyecto completo al equipo de desarrollo. Por lo tanto, no se exploran nuevas oportunidades para mejorar los procesos desde el punto de vista del negocio.

Etapa 3: enfoque de implementación final

Un enfoque bien preparado lleva al máximo aprovechamiento de la RPA. Esto incluye generar impulso, implementar bots y monitorear su efectividad.

La implementación de RPA es un viaje y es viable siguiendo algunos pasos.

Paso 1: Evaluar las posibles oportunidades.

Paso 2: Desarrollar prueba de concepto.

Paso 3: Implementar un piloto.

Paso 4: Organizar recursos.

Paso 5: Establecer un plan de implementación.

Paso 6: Operar y monitorear.

Etapa 4: Impulsar los beneficios correctos

Los beneficios de adoptar RPA van desde aumentar la productividad hasta mejorar el compromiso de los empleados, acelerando el tiempo de comercialización y generando más ingresos.

Factor Humano: Clave para el RPA

Al momento de evaluar la implementación de una solución de RPA, uno de los factores críticos a considerar es el equilibrio que debe existir entre la funcionalidad y la simplicidad de la solución.

En este sentido, no todas las organizaciones tienen la misma madurez en su operación para abordar proyectos de RPA. Por ello debe asumirse que el enfoque y el esfuerzo para lograrlo puede ser un punto crítico y determinante a la hora de abordar este desafío.

También es importante destacar que las soluciones existentes de RPA cubren casi la totalidad de las funcionalidades que el mercado necesita y lo hacen bastante bien. Pero lo que realmente define el éxito de una implementación de RPA no es la tecnología, sino el factor humano. Es decir, que sea capaz de conseguir la aceptación y saber manejar el cambio de manera positiva respecto a lo que implica robotizar una tarea que anteriormente se ejecutaba de forma manual.

No siempre es aceptada de la mejor manera posible, por esta razón es importante contar con un socio – proveedor que no solo tenga una plataforma robusta para el despliegue, sino que también cuente con una estrategia sólida para la gestión de cambio.

No basta con aplicar las mejoras de procesos con RPA e inteligencia de procesos, también debe realizarse un seguimiento y medir las mejoras para lograr los máximos resultados. Cuando las organizaciones carecen de una visión holística y métricas para sus operaciones, es difícil saber y reportar la efectividad de los cambios en el proceso y así cumplir con los objetivos del negocio.